责任商业联盟（RBA,即前电子行业公民联盟[EICC]）的审计对企业供应链合规提出了系统化要求。现场文件的齐备、可追溯性以及与实际运营的匹配度，是审计顺利通过的关键。下面从准备流程、核心文档、现场管理三方面展开说明，帮助企业在审计前做到有序、精准、可验证。

1.统筹准备的整体思路

审计前先成立跨部门的合规小组，由人事、采购、质量、环境四个职能负责人共同制定时间表。小组应在审计前两周完成自查，确保所有文件在系统中完成归档并生成电子备份。自查时采用RBA最新自评问卷对应的检查点，对照内部记录逐项核对，发现缺口立即补齐，避免审计现场出现红旗。

2.必备核心文档及组织方式

2.1劳工与用工文件

所有劳动合同、岗位说明书、工资发放记录必须完整、签字齐全，并与实际工作时间、岗位职责保持一致。对临时工、未成年工、学徒工等特殊用工类别，还需准备对应的年龄核实文件、加班审批流程以及健康体检记录。人事花名册应包含身份证复印件、入职登记表等基础信息，便于审计员快速抽查。

2.2健康安全与职业防护

现场应保存特种设备合格证、年度安全检查报告以及职业健康体检档案。针对高危作业，需要提供风险评估报告、应急演练记录和事故整改闭环证明。所有安全培训签到表、培训教材也应归档，以证明企业对员工安全的持续投入。

2.3环境与化学品管理

企业必须建立完整的化学品清单，列明化学品名称、CAS号、危害等级以及使用量，并确保每一项都有对应的安全数据表（SDS）可追溯。新原料引入前的预防性风险评估报告、平台化的化学品数据上传日志，都应保存为电子文件，以便审计时展示数据的实时同步能力。

2.4供应链管理与下游传导

RBA要求企业将准则传达至下一级供应商，并建立评估与改进流程。准备时需提供供应商名单、合同条款、下游审计报告以及绩效改进计划。对关键供应商的现场核查记录、整改措施以及持续改进的证据，同样要形成电子档案，确保审计员能够看到完整的闭环。

3.现场文件的呈现与核查技巧

3.1电子归档与现场取证

所有纸质文件在审计前扫描归档，统一命名规则（如“模块_类型_年份_版本”），并在内部系统中设置只读权限，防止审计期间被修改。现场审计时，准备一套纸质文件供抽查，同时提供对应的电子文件索引，帮助审计员快速定位。

3.2现场布局与流程演示

审计当天，安排专人负责现场文件的递交与解释。将劳工、健康安全、环境、供应链四大模块的文件分别放置在标识明确的文件柜中，并在每个柜前放置简要的文件清单，便于审计员逐项核对。现场演示时，可使用投影仪展示电子系统的查询路径，体现数据的完整性与可追溯性。

3.3常见红旗的预防措施

审计常见的红旗包括合同缺失、加班记录不符、化学品清单不全以及供应商未传达RBA准则。针对这些高频问题，企业在自查阶段应重点核对对应文件的完整性，并在发现缺口后立即补齐或提供补充说明。若某项文件暂时无法取得，可提前准备说明函，说明缺失原因、补救计划及预计完成时间，避免审计员现场质疑。

4.整体检查清单的实用模板

在准备过程中，可参考以下简化的检查清单：

1）合同与用工文件完整性；

2）工资、工时、加班记录的真实性；

3）特种设备、职业健康体检报告；

4）化学品清单与SDS匹配度；

5）供应商合同、传导记录与绩效改进计划。每项检查完成后，在系统中标记“已完成”,并由合规小组负责人签字确认。该模板兼顾了RBA最新自评问卷的要点，能够帮助企业快速定位薄弱环节并进行针对性整改。

5.收尾与持续改进

审计结束后，审计员会出具整改建议。企业应在收到报告的七日内制定整改计划，并在系统中记录每项整改的责任人、完成期限以及验证结果。通过闭环管理，将审计发现转化为供应链管理的持续改进机会，既满足RBA合规要求，也提升了企业的社会责任形象。