记录是 SA8000（Social Accountability 8000）审计的核心依据，其完整性直接决定审计结果。不少企业因关键记录缺失或不规范，导致审核延期甚至失败。梳理常见的记录缺失问题并制定针对性解决方案，是企业顺利通过审计的关键。

一、用工与薪酬类记录缺失及解决路径

用工与薪酬是 SA8000 审计的重点，该领域记录缺失问题最为集中。常见问题包括员工年龄核查记录不全，仅留存身份证复印件却无原件核对痕迹，未成年工未单独建立包含体检、工时监控的专项档案；加班审批记录缺失，仅靠考勤数据证明工时，无法体现加班自愿性；薪酬记录与考勤脱节，工资表缺少加班费计算依据，且无员工签字确认的工资条或转账凭证。

解决这类问题需建立全流程记录体系。入职环节实施年龄双核查机制，核对身份证原件并留存核验记录，对 16-18 岁员工单独建档，详细记录工作时长、培训及体检信息。工时管理引入规范审批流程，加班前需由员工提交申请、部门主管审批，明确加班事由与时长，形成完整审批链与考勤数据联动。薪酬方面需按月整理工资明细，标注基本工资、加班费等构成，同步留存考勤记录与发放凭证，确保数据可交叉验证。

二、职业健康安全类记录断层及应对方法

职业健康安全类记录常出现 “制度与执行两张皮” 的问题：安全检查记录仅近 1-2 个月完整，前期记录存在断层；防护设备采购后无发放签收记录，无法证明员工实际领用；应急演练仅存照片，缺少参与人员签到、效果评估及整改追踪记录；高风险岗位未留存职业健康体检报告或结果告知凭证。

应对策略需聚焦 “可追溯性” 建设。安全检查实行 “周检 + 月汇总” 制度，每次检查需标注时间、责任人、问题点及整改时限，整改后补充验收记录与现场照片。防护设备管理建立全生命周期台账，涵盖采购凭证、发放签收表、定期更换记录，确保每一件设备去向可查。应急演练后 48 小时内整理完整档案，包含方案、签到表、评估报告及改进计划，明确下次演练的优化方向。高风险岗位按规定周期组织体检，及时归档体检报告与员工确认记录。

三、供应链管理类记录疏漏及完善方案

供应链合规记录缺失易被忽视，主要表现为供应商社会责任评估记录不全，仅存合作协议却无前期筛查与定期核查记录；分包商用工档案断层，未收集其员工花名册、薪酬发放等关键材料；对供应商违规问题的整改追踪无书面记录，无法体现管控闭环。

完善方案需构建供应链记录管理体系。合作前对供应商开展社会责任评估，形成包含用工、安全等维度的评估报告；签订合作协议时加入合规条款，明确需提交的记录类型。每季度收集供应商合规材料，对分包商实行 “同工同标准” 管理，单独建档留存其用工与薪酬记录。发现供应商违规后，立即启动整改程序，留存整改计划、进度反馈及验收证明，形成完整管控链条。

四、管理体系类记录缺陷及优化措施

管理体系相关记录缺陷多为隐性问题：员工投诉记录仅存登记表，缺少处理过程与结果反馈凭证；培训记录碎片化，无考核结果或与岗位需求不匹配；社保缴纳记录与员工花名册不一致，且未对断缴情况说明原因。

优化需从流程闭环与细节规范入手。投诉处理实行 “登记 - 调查 - 处理 - 反馈 - 归档” 全流程记录，确保每个环节可追溯。培训采用数字化系统生成带时间戳的记录，按岗位分类归档，包含计划、签到表、课件及考核结果，确保内容与 SA8000 要求对应。社保记录每月与花名册交叉核对，对异常情况出具说明，附补缴凭证或员工自愿放弃声明，明确整改时限与措施。

此外，建立跨部门自查机制与规范的归档制度至关重要。每月由人事、生产、采购等部门联合核查记录，对缺失项建立台账限期补充；所有记录按 “时间 + 类别” 编号归档，纸质件标注责任人，电子件采用只读格式保存，确保审计时快速调取且真实可信。