在 SA8000（Social Accountability 8000）审计中，完整、规范的记录是验证企业社会责任落实情况的核心依据。若文档缺失或信息不完整，可能导致审计结论偏差，甚至影响合规判定。因此，明确审计所需的关键文档清单，做好记录管理，是企业应对 SA8000 审计的基础工作。

一、员工基础信息与合同管理类文档

这类文档直接反映企业对员工权益的基础保障情况，是 SA8000 审计的首要核查内容。首先是员工花名册，需包含员工姓名、岗位、入职时间、身份证号、联系方式等基础信息，且要实时更新，确保覆盖正式工、临时工、实习生等所有用工类型，避免遗漏特殊群体。

其次是劳动合同档案，需留存所有员工的签订原件或盖章扫描件，重点核查合同是否明确劳动报酬、工作时间、社会保险等核心条款，以及是否存在 “空白合同”“代签” 等不合规情况。此外，员工离职记录也需归档，包括离职申请、交接清单、工资结清证明等，用于验证离职流程是否符合 SA8000 对员工权益的保护要求。

二、工时与薪酬相关记录

工时与薪酬是 SA8000 审计的核心关注领域，相关文档需清晰、可追溯。考勤记录是关键，需保存原始考勤数据，如打卡记录、电子考勤日志等，且数据需与员工实际出勤情况一致，不得有篡改痕迹；同时需附上加班审批单，明确加班事由、时长及审批人，证明加班行为符合 “自愿”“合规” 原则。

薪酬记录方面，需准备近 12 个月的工资明细表，包含基本工资、加班费、津贴、扣款项等明细，且金额需与考勤记录中的工时对应；工资发放凭证（如银行转账记录、员工签字的工资条）也需留存，验证薪酬是否足额、及时发放，是否符合当地最低工资标准及 SA8000 的相关要求。此外，社会保险缴纳记录（如社保缴费凭证、参保人员清单）需与员工花名册匹配，证明企业按规定为员工缴纳社保。

三、职业健康安全管理文档

职业健康安全是 SA8000 审计的重要维度，相关文档需体现企业对员工工作环境安全的保障措施。首先是安全管理制度文件，如安全生产操作规程、应急预案（火灾、工伤、自然灾害等），且需有制度发布、修订的审批记录，证明制度的有效性。

其次是日常安全管理记录，包括定期安全检查记录（如车间设备安全检查、消防设施检查）、隐患整改台账（需明确整改时间、责任人及完成情况）；防护设备管理记录也不可或缺，如安全帽、防护手套等设备的采购凭证、发放登记、定期更换记录，确保员工能正常获取并使用防护用品。此外，若企业存在职业健康风险岗位（如接触粉尘、化学品），还需留存员工职业健康体检报告、体检结果告知记录，证明对员工健康的跟踪管理。

四、员工培训与权益保障文档

这类文档用于验证企业是否落实员工权益保障，以及是否通过培训提升员工安全意识与权益认知。员工培训档案需按岗位分类，包含培训计划、培训课件、签到表、考核记录，培训内容需覆盖 SA8000 相关的权益知识（如加班合规性、投诉渠道）、职业健康安全操作等，且培训频率需符合企业自身制度及相关要求。

员工投诉与申诉记录也需重点管理，包括投诉登记表、处理流程记录、反馈结果确认单，证明企业建立了畅通的员工诉求渠道，且能及时响应、妥善处理员工问题。此外，工会或员工代表相关资料（如工会成立批复、员工代表选举记录、劳资协商会议纪要），可作为企业保障员工参与权的补充证明，若企业未成立工会，则需提供其他员工沟通机制的记录（如月度员工座谈会纪要）。

五、供应商与分包商管理文档

SA8000 审计不仅关注企业自身，还会延伸核查供应链的社会责任情况，因此供应商与分包商管理文档不可缺失。首先是供应商 / 分包商名录，需明确合作方名称、合作内容、联系方式，且名录需定期更新；其次是合作前的社会责任评估记录，包括评估表、现场考察报告，证明企业在选择合作方时已考量其社会责任表现。

此外，与供应商 / 分包商签订的合作协议中，需包含 SA8000 相关的合规要求条款（如禁止使用童工、保障员工薪酬），同时留存定期核查记录（如年度社会责任问卷、现场抽查报告），验证合作方是否持续符合约定的社会责任标准。

六、记录管理的通用注意事项

除了明确文档清单，记录管理的规范性也影响审计效果。一是文档完整性，所有关键文档需留存原件或具有法律效力的复印件，不得有缺页、涂改；二是保存期限，文档需至少保存 3 年（覆盖 SA8000 审计常见的追溯周期），部分涉及员工健康的记录（如职业健康体检报告）需长期保存；三是可追溯性，文档需标注生成日期、责任人、关联编号（如员工编号、合同编号），方便审计时快速查找、核对信息。