文件准备是 RSCI（Responsible Supply Chain Initiative）即负责任供应链倡议认证的核心环节，其完整性与规范性直接影响审核结果。需围绕认证标准的劳工权益、环境保护、安全管理等维度，构建系统的文件体系，为审核提供充分依据。

基础管理类文件：搭建认证框架

基础文件是认证的前提支撑，需涵盖管理体系与自评记录两大核心。企业应先梳理内部管理文件，包括符合 RSCI 要求的社会责任手册、各部门职责说明书，明确从高管到基层的责任分工，确保管理体系落地。

自评阶段需重点准备自评问卷及配套证明材料。问卷填写需对照劳工权益、商业道德等标准逐项核实，避免遗漏；同时附上内部检查记录，如车间安全巡查日志、员工培训签到表等，形成 “标准 - 执行 - 记录” 的闭环，为后续审核奠定基础。

核心合规类文件：聚焦审核关键

核心合规文件需精准对接 RSCI 的重点评估维度，分领域系统准备。劳工权益方面，需整理劳动合同台账、近 12 个月工资发放记录、加班审批表，确保工时与薪酬符合标准，同时留存员工社会保险缴纳凭证，避免出现合规漏洞。

职业安全与环境管理文件是审核重中之重。安全领域需准备消防设施定期检测报告、危险岗位操作规程、工伤处理记录，以及应急疏散演练的方案、签到表和评估总结；环境方面则需提供环保许可证、废水废气检测报告、危险废弃物处置合同及转移联单，确保排放与处理全流程合规。

供应链延伸类文件：覆盖全链责任

RSCI 强调供应链协同责任，需准备上下游管理相关文件。针对一级供应商，应留存合规评估表、合作协议（需嵌入社会责任条款），以及定期审核的记录与整改反馈；若涉及二级、三级供应商，需提供穿透式核查的流程说明及关键物料来源证明，避免因次级供应商问题影响认证。

此外，需整理供应链信息共享相关材料，如与供应商共建的环境数据交换记录、协同改进计划（如联合开展的绿色生产培训材料），体现全链条责任传导的有效性。

应急响应类文件：筑牢风险防线

应急响应文件需符合 RSCI 对供应链韧性的要求，构建 “预案 - 演练 - 整改” 的完整体系。首先制定分级应急预案，明确火灾、设备故障、供应商断供等 12 类常见风险的处置流程，标注责任部门与响应时限。

同时需准备应急资源管理文件，包括消防器材、防护设备等的采购合同、维护台账，以及应急物资库存清单。演练记录也不可或缺，需留存月度桌面推演、季度实战演练的方案、视频资料及问题整改报告，证明应急机制的可操作性与持续优化。

文件核查要点：规避常见误区

文件准备需注重细节规范性与逻辑连贯性。时间上，关键文件需覆盖至少近 12 个月，且日期连续无断档；数据上，工资发放记录与考勤表、能耗数据与环保报告需相互印证；整改文件需对应审核中曾发现的问题，附上措施说明与效果验证材料，避免形式化整改。

此外，需提前梳理文件索引，按 “基础管理 - 核心合规 - 供应链 - 应急响应” 分类归档，便于审核员快速查阅，提升审核效率。